Un agent IA connecté à SharePoint pour les questions RH

Vous êtes DRH d'une entreprise de 120 personnes. Chaque semaine, les mêmes questions arrivent par mail, par Teams, à la machine à café : combien de jours de congés il me reste, comment je fais une note de frais, quelles sont les règles du télétravail, comment je rattache mon conjoint à la mutuelle. Les réponses existent. Elles sont dans SharePoint, dans un accord d'entreprise, une charte, une procédure. Mais personne ne les trouve, alors on vous demande.

Un agent IA connecté à SharePoint répond à ces questions à votre place, à partir de vos documents, dans Teams, à toute heure. Voici comment on le construit pour qu'il soit fiable, et surtout ce qu'on lui interdit.

Ce qu'un agent IA SharePoint fait, concrètement

L'agent se construit dans Copilot Studio, l'outil de Microsoft pour créer des agents dans votre tenant Microsoft 365. On lui donne comme source de connaissance une ou plusieurs bibliothèques SharePoint : la charte télétravail, la procédure de notes de frais, la notice de la mutuelle, le règlement intérieur. Quand un salarié pose une question dans Teams, l'agent cherche dans ces documents, formule une réponse en langage courant et cite le document d'où elle vient.

Ce dernier point compte. Une réponse avec sa source, c'est une réponse que la personne peut vérifier et que vous pouvez corriger. Un agent qui répond sans dire d'où il tient l'information vous fait perdre le contrôle dès la première erreur.

Autre point utile : l'agent lit les documents tels qu'ils sont aujourd'hui dans SharePoint. Quand vous mettez à jour la charte, il répond avec la nouvelle version, sans réentraînement ni intervention technique.

Le respect des droits d'accès, à une condition

La crainte légitime : "et si l'agent montre un document qu'il ne devrait pas ?" Avec l'authentification Microsoft activée dans Copilot Studio, l'agent cherche avec les droits de la personne qui pose la question. Ce qu'elle ne peut pas ouvrir dans SharePoint, l'agent ne peut pas le lire pour elle. Un document réservé au comité de direction reste invisible pour le reste de l'entreprise, même si quelqu'un le demande explicitement.

Cela n'exonère pas d'un travail de fond : si vos droits SharePoint sont mal réglés depuis des années, l'agent les révèle. Avant la mise en service, on passe en revue les bibliothèques sources et on sort tout ce qui n'a rien à y faire : dossiers disciplinaires, grilles de salaires, arrêts maladie. Ces dossiers ne sont jamais une source d'agent, quels que soient les droits.

Ce que l'agent ne doit jamais faire

• Décider. Il explique la règle des congés, il n'accorde pas un congé. La décision reste au manager, dans le circuit habituel.
• Promettre. "Vous aurez votre prime en mars" n'est pas une réponse acceptable, même si un document le laisse penser. L'agent renvoie vers la personne compétente.
• Calculer un cas individuel. Le solde de congés d'une personne vit dans votre logiciel de paie ou votre SIRH, pas dans une charte. Tant que l'agent n'y est pas connecté avec des règles validées, il dit qu'il ne sait pas et indique où regarder.
• Improviser. Sur une question hors périmètre, il répond "je n'ai pas cette information, voici comment joindre le service RH". Cette phrase est la plus importante de tout le projet.

Le message d'escalade est réglé avec vous : boîte mail RH, canal Teams, formulaire. L'agent absorbe les questions de procédure, le service RH garde les situations humaines. C'est l'objectif, pas un pis-aller.

Mesurer la qualité des réponses

Un agent ne se juge pas sur une démo. Avant la mise en service, on constitue un jeu de trente à cinquante questions réelles, collectées auprès des salariés, avec la réponse attendue validée par le service RH. On les pose à l'agent, on note chaque réponse : juste, incomplète, fausse, ou hors périmètre correctement refusée. On corrige les sources, on recommence. On ne met en service qu'au-dessus d'un seuil convenu ensemble.

Ensuite, Copilot Studio fournit un tableau de bord : nombre de conversations, questions restées sans réponse, escalades vers un humain, et une notation par les utilisateurs. Un rendez-vous mensuel d'une demi-heure suffit pour lire les questions sans réponse et décider : ajouter un document, préciser une consigne, ou confirmer que c'est bien hors périmètre.

Tenir les sources à jour

Un agent RH ne vaut que ce que valent ses documents. Trois règles simples : une seule bibliothèque "source de vérité" avec un propriétaire nommé ; les anciennes versions archivées ailleurs, jamais à côté des nouvelles ; et un passage obligatoire par cette bibliothèque à chaque changement de règle (nouvel accord télétravail, changement de mutuelle, nouvelle convention collective). L'agent s'aligne tout seul, à condition que la mise à jour ait eu lieu.

Pour un projet de ce type, nous commençons par un cadrage pour lister les questions, les sources et les interdits, puis nous construisons l'agent au forfait, prix fixé au cadrage, avec les tests sur vos vraies questions avant toute mise en service. Les étapes sont décrites sur la page méthode, et notre article sur le premier agent Copilot Studio aide à choisir un périmètre raisonnable.