Copilot Studio ou Microsoft 365 Copilot : lequel choisir ?

La question revient à chaque premier rendez-vous : "on nous parle de Copilot, on nous parle de Copilot Studio, c'est la même chose ?" Non. Les deux portent le même nom, les deux viennent de Microsoft, mais ils ne font pas le même travail et ne se paient pas de la même façon. Voici de quoi trancher : les cas où l'un suffit, ceux où il faut l'autre, ceux où les deux se complètent.

Microsoft 365 Copilot : un assistant pour chaque personne

Microsoft 365 Copilot (souvent appelé Copilot Microsoft 365) est l'assistant intégré dans Word, Outlook, Teams, Excel et PowerPoint. Il résume un fil de quarante mails, rédige un premier jet de courrier, retrouve dans vos fichiers le document dont vous avez oublié le nom, et produit le récapitulatif d'une réunion Teams avec les décisions et les actions. Il ne voit que ce que la personne connectée a le droit de voir, rien de plus : un dossier qui vous est fermé l'est aussi pour votre Copilot.

Côté licence, c'est un supplément par utilisateur, de l'ordre de 30 euros par utilisateur et par mois, qui s'ajoute à une licence Microsoft 365 existante (Business Standard, Business Premium, E3 ou E5). Les tarifs bougent et des offres PME existent : vérifiez la grille Microsoft du moment avant votre calcul. À noter : la version gratuite, Copilot Chat, est disponible avec votre compte professionnel. Elle répond à partir du web et des fichiers que vous lui donnez, mais elle n'est pas branchée sur vos mails, vos réunions et vos documents comme la version payante.

Copilot Studio : des agents sur mesure, connectés à vos processus

Copilot Studio est un atelier de construction. Vous y créez des agents : des assistants spécialisés qui répondent à partir de sources que vous choisissez (une bibliothèque SharePoint, une table Dataverse, un site interne) et qui peuvent déclencher des actions, par exemple lancer un flux Power Automate ou créer une demande. Un agent se publie dans Teams, sur un site web, ou à l'intérieur même de Microsoft 365 Copilot.

La logique de facturation est différente : pas de licence par utilisateur, mais une consommation mesurée en crédits Copilot (anciennement « messages »), achetée par paquets mensuels ou payée à l'usage. Un paquet coûte de l'ordre de quelques centaines d'euros par mois pour un usage de PME ; les prix publiés par Microsoft font foi. Concrètement, un agent consulté par 150 salariés coûte souvent moins que 150 licences Copilot, parce que vous payez ce qui est réellement utilisé.

Dans les deux cas, vos données restent dans votre tenant Microsoft 365 et ne servent pas à entraîner les modèles publics. Pour un agent Copilot Studio, le respect des droits d'accès dépend d'un réglage : l'authentification Microsoft. Activée, l'agent ne montre à chaque personne que ce qu'elle a le droit de voir. Sans elle, une bibliothèque SharePoint ne peut même pas servir de source de connaissances, et l'agent répond à tout le monde de la même façon. C'est le premier point que nous vérifions.

Quand Microsoft 365 Copilot suffit

Si votre besoin est de faire gagner du temps à des personnes qui écrivent, lisent et assistent à beaucoup de réunions, Microsoft 365 Copilot suffit. Un directeur commercial qui prépare dix propositions par semaine, une assistante de direction qui trie deux cents mails par jour, un responsable qui sort de réunion avec des actions à noter : ils y gagnent tout de suite, sans projet.

Le bon réflexe : équiper cinq à dix personnes pendant trois mois, leur demander de noter ce qu'elles font réellement avec, et décider ensuite qui d'autre en a besoin. Une licence non utilisée est une dépense qui ne se voit pas.

Quand il faut Copilot Studio

Copilot Studio s'impose quand la même question revient chez beaucoup de gens, ou quand la réponse doit venir de vos données et de vos règles. Trois situations typiques :

• Les questions répétées. Congés, notes de frais, procédures qualité, garanties produit : un agent répond à partir de vos documents à jour, jour et nuit, et renvoie vers un humain quand il ne sait pas.
• Le processus qui doit s'exécuter. "Où en est ma commande ?", "crée-moi une demande d'intervention" : l'agent lit votre base et déclenche le flux, il ne se contente pas de rédiger.
• Les personnes sans licence Copilot. Un agent publié dans Teams est utilisable par tous vos salariés, et même par des clients sur votre site, sans licence individuelle.

C'est aussi le bon outil quand vous voulez cadrer strictement ce que l'IA a le droit de dire : un agent Copilot Studio ne répond qu'à partir des sources que vous lui avez données. Pour démarrer, notre article votre premier agent IA avec Copilot Studio détaille le périmètre à choisir.

Quand les deux se complètent

Le montage le plus efficace dans une PME de 100 personnes ressemble souvent à ceci : une vingtaine de licences Microsoft 365 Copilot pour les personnes qui produisent beaucoup d'écrit, et deux ou trois agents Copilot Studio ouverts à tout le monde dans Teams. Les agents peuvent même apparaître dans Copilot pour celles et ceux qui l'ont : un seul point d'entrée, plusieurs spécialistes derrière. Un utilisateur qui dispose de Microsoft 365 Copilot utilise ces agents dans Teams sans décompte de crédits supplémentaire, à confirmer sur les conditions Microsoft en vigueur.

Notre façon de faire : un cadrage court pour poser les cas d'usage et la facture de licences réelle, puis, si un agent se justifie, une réalisation au forfait, prix fixé au cadrage, avec des tests sur vos vraies questions avant la mise en service. Le détail des étapes est sur la page méthode.