Power Automate Desktop : le RPA pour un logiciel sans API

Votre logiciel de gestion date de 2011, tourne sur un serveur dans le placard, et chaque matin une personne y ressaisit les commandes arrivées par mail. L'éditeur n'a pas d'API, ou la vend à un prix qui n'a pas de sens pour vous. Le site de votre transporteur, lui, demande de recopier chaque expédition dans un formulaire web. Aucun connecteur pour tout ça.

Power Automate Desktop peut refaire ces clics à la place de quelqu'un. C'est ce qu'on appelle le RPA. Voici ce que ça vaut, ce que ça coûte en entretien, et le test qui dit si c'est le bon outil ou un pansement sur une jambe de bois.

Ce que fait le RPA avec Power Automate Desktop

RPA veut dire automatisation robotisée des processus : un programme pilote l'interface d'un autre logiciel comme le ferait une personne. Il ouvre l'application, clique sur un menu, tape dans un champ, lit ce qui s'affiche à l'écran, enregistre. Le "robot", ici, c'est un script, rien d'autre.

Power Automate Desktop est préinstallé sur Windows 11 et se télécharge gratuitement sur Windows 10, pour un usage local. Dès qu'on veut le déclencher depuis le cloud ou le faire tourner sans personne devant l'écran, il faut une licence : par utilisateur pour le mode assisté, par machine pour le mode non assisté, de l'ordre de quelques dizaines à quelques centaines d'euros par mois selon le cas ; les tarifs bougent, reportez-vous à la page de prix de Microsoft au moment de décider. Les cas typiques : un vieux progiciel, un site web de fournisseur, de banque ou d'administration, une extraction de rapport à faire chaque matin.

Enregistrer les clics, puis rendre le flux robuste

L'enregistreur capte vos actions et génère les étapes du flux. C'est un point de départ, jamais un produit fini. Ce qu'il produit repose sur des sélecteurs, la description de chaque bouton ou champ. Enregistrés tels quels, ils contiennent des positions à l'écran ou des index du type "troisième bouton". Le jour où l'éditeur ajoute un bouton, tout casse.

Le travail réel, c'est le nettoyage de ces sélecteurs pour ne garder que des identifiants stables, et la gestion des cas où ça se passe mal. Un flux robuste attend qu'un élément apparaisse plutôt qu'un nombre fixe de secondes. Il reconnaît une fenêtre d'erreur inattendue et sait la fermer. Il vérifie ce qu'il a lu avant d'écrire. Il note chaque ligne traitée pour ne jamais saisir deux fois la même commande, et reprend là où il s'est arrêté après une panne.

En cas d'échec, il prend une capture d'écran et l'envoie dans un canal Teams avec le numéro de la ligne concernée. Une personne reprend la main sur ce cas, pas sur toute la journée.

Une machine dédiée, pas le poste de quelqu'un

En mode non assisté, le flux tourne sur une machine à lui, souvent une machine virtuelle : allumée en permanence, session fermée, résolution d'écran figée, mises à jour du logiciel contrôlées par vous, avec un compte de service qui a ses propres droits dans le progiciel. Le runtime Power Automate y est installé et rattaché à votre environnement. Si le volume monte, on met plusieurs machines dans un groupe.

Le mode assisté tourne sur le poste de l'utilisateur, déclenché par lui. Il est utile pour de la saisie assistée en journée, pas pour un traitement de nuit. Dans les deux cas, les identifiants du progiciel ne sont jamais dans le script : ils vont dans les variables sensibles du flux ou dans un coffre-fort de secrets.

Pansement ou traitement : quand migrer plutôt qu'automatiser

Le RPA est un pansement, et un bon pansement a sa place. Il se met en place en quelques semaines, ne touche pas au logiciel, et rend du temps tout de suite. Mais il est fragile par nature, il coûte en entretien à chaque changement d'écran, et il dépend d'une machine qui doit rester allumée.

Bon cas : un logiciel qui va rester au moins trois ans, une tâche répétitive à volume moyen, une équipe qui peut surveiller le canal d'alertes. Mauvais cas : l'éditeur propose un import de fichier ou une API (le fichier gagne toujours), le logiciel sera remplacé dans douze mois, ou le processus lui-même est bancal. Automatiser un mauvais processus l'accélère, il ne le corrige pas. Et si ce qu'on veut piloter au clic est un tableur maison, la réponse n'est pas le RPA mais une vraie application, comme on l'explique dans Power Apps ou Excel.

Si vous êtes dans le bon cas, prévoyez dès le départ qui surveille et qui répare : un flux RPA sans maintenance s'arrête à la première mise à jour du logiciel. Le périmètre et la machine se fixent en cadrage, puis la réalisation se fait au forfait, prix fixé au cadrage.