Power BI : connecter Excel et vos données sans ressaisie

Le reporting du lundi, dans beaucoup de PME, c'est une personne qui exporte trois fichiers, copie des colonnes dans un Excel maître, corrige deux formules et envoie un PDF. Deux heures chaque semaine, et un chiffre faux de temps en temps. Power BI existe précisément pour supprimer cette ressaisie. À condition de connecter les sources correctement, une fois, et de laisser l'actualisation faire le reste.

Connecter Excel à Power BI : la première source, et la plus piégeuse

Presque tout le monde commence par un fichier Excel. C'est normal : c'est là que vivent les objectifs commerciaux, le suivi des devis, le planning. La bonne pratique : mettre ce fichier sur SharePoint ou OneDrive, jamais sur un poste ou un partage réseau. Depuis Power BI Desktop, vous vous connectez au fichier par son adresse SharePoint. Une fois le rapport publié dans le service Power BI, il se rafraîchit tout seul, sans passerelle, parce que la source est déjà dans le cloud.

Le piège, c'est la forme du fichier. Power BI veut des tableaux : une ligne d'en-tête, une ligne par enregistrement, pas de cellules fusionnées, pas de sous-totaux au milieu, pas d'onglet par mois. Convertissez la plage en tableau Excel (Insertion, puis Tableau) et donnez-lui un nom. C'est ce nom que Power BI verra, et il survivra aux ajouts de lignes.

Compta, ERP, CRM, SQL : une méthode par source

• Logiciel de comptabilité : la plupart des outils en ligne proposent un export planifié ou une API. Au minimum, un export mensuel déposé dans un dossier SharePoint suffit pour la marge et les retards clients.
• ERP ou logiciel de gestion sur un serveur dans vos locaux : la source est en général une base SQL. Power BI s'y connecte nativement ; il faut une passerelle de données installée sur une machine qui reste allumée.
• CRM : s'il est dans Dataverse (Dynamics 365 ou une application Power Apps), le connecteur est direct. Sinon, l'éditeur fournit presque toujours un connecteur ou un export.
• Listes SharePoint et tables Dataverse : sources idéales, dans le cloud, sans passerelle, avec des droits déjà gérés.

Le principe : chaque source est lue là où elle est. On n'exporte pas pour réimporter.

Actualisation planifiée et passerelle : ce qui tourne sans vous

Une fois le rapport publié, vous programmez l'actualisation dans le service Power BI. Avec une licence Pro, jusqu'à huit fois par jour ; avec Premium par utilisateur, jusqu'à 48. Pour un reporting de direction, une actualisation la nuit et une à midi suffisent.

Pour les sources locales (SQL, fichiers sur un serveur), la passerelle de données locale de Microsoft fait le pont. Elle s'installe en une heure. Deux règles de terrain : l'installer sur un serveur, pas sur le portable de quelqu'un qui part en vacances ; et la faire tourner sous un compte de service, pas sous le compte d'une personne. Un rapport qui cesse de s'actualiser le jour où quelqu'un quitte l'entreprise, c'est presque toujours une passerelle ou une connexion liée à son compte.

Côté licences : Power BI Desktop est gratuit. Publier et partager un rapport demande une licence Pro par personne, de l'ordre d'une quinzaine d'euros par utilisateur et par mois, à vérifier sur la grille Microsoft du moment. Comptez-la pour chaque lecteur, pas seulement pour celui qui construit, sauf si votre entreprise dispose d'une capacité Premium ou Fabric.

Nettoyer dans Power Query, une fois pour toutes

Vos sources ne sont jamais propres. Un client s'appelle "DUPONT SA" dans la compta et "Dupont" dans le CRM ; une date est stockée en texte ; un montant contient un espace. Power Query, l'éditeur intégré à Power BI Desktop, sert à ça : vous décrivez une fois les étapes de nettoyage (renommer, typer, fusionner, filtrer), et elles sont rejouées à chaque actualisation. Plus personne ne corrige à la main.

La discipline qui va avec : une table de référence par notion clé. Une table clients avec un identifiant unique, une table produits, un calendrier. Toutes les sources s'y rattachent. C'est ce qu'on appelle une source de vérité, et c'est ce qui permet de répondre "le chiffre d'affaires de ce client" avec un seul nombre, pas trois.

Quand il faut d'abord ranger les données

Parfois, la donnée que vous voulez voir n'existe nulle part de fiable : elle est saisie dans un fichier partagé par six personnes, avec des versions concurrentes et des lignes effacées. Connecter Power BI à ce fichier, c'est industrialiser le désordre. Dans ce cas, le bon ordre est de ranger d'abord : une liste SharePoint pour un suivi simple, Dataverse dès que les données sont liées entre elles ou dépassent quelques milliers de lignes, et une petite application Power Apps pour la saisie guidée. Power BI lit ensuite une base propre.

Le signal qui ne trompe pas : si vous passez plus de temps à nettoyer la source dans Power Query qu'à construire les visuels, c'est la source qu'il faut changer. Les critères sont dans Power Apps ou Excel : quand basculer, et c'est souvent le point de départ d'une application de saisie au forfait.

Pour décider dans quel ordre connecter vos sources, la séance de cadrage commence par une carte de vos données : où elles sont, qui les saisit, à quelle fréquence. Le rapport et ses connexions se construisent ensuite au forfait, prix fixé au cadrage. Le modèle de tableau de bord de direction montre à quoi ressemble le résultat une fois les sources branchées.