Automatiser les factures fournisseurs avec Power Automate

Lundi matin, la boîte compta contient quarante factures. Quelqu'un les ouvre une par une, renomme le PDF, recopie le montant, le fournisseur et l'échéance dans un tableur, envoie un mail au responsable pour avoir son accord, puis transfère le tout à l'expert-comptable en fin de mois. Une facture sur vingt se perd en route, et vous le découvrez quand le fournisseur relance.

Ce circuit se remplace par un flux Power Automate qui tient dans votre Microsoft 365. Voici comment il fonctionne, ce qui reste entre les mains d'un humain, et les trois erreurs qui coûtent cher si on les oublie.

L'automatisation des factures fournisseurs commence par une boîte partagée

Tout part d'une adresse unique, du type factures@votresociete.fr, que vous communiquez à vos fournisseurs. Le flux se déclenche à chaque mail reçu dans cette boîte partagée. Il détache la pièce jointe, la range dans une bibliothèque SharePoint avec un nom propre (date, fournisseur, numéro) et crée une ligne dans une liste ou une table Dataverse : c'est votre registre des factures.

Le mail d'origine n'est jamais supprimé. Il est marqué comme lu et déplacé dans un sous-dossier "Traité". Le jour où une facture manque, vous la retrouvez en dix secondes, avec la preuve de sa date de réception.

La lecture par AI Builder : montant, fournisseur, échéance, numéro

AI Builder propose un modèle prédéfini de traitement des factures. Vous lui donnez le PDF, il renvoie le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date, la date d'échéance, les montants hors taxes, de TVA et toutes taxes comprises, avec un score de confiance pour chaque champ. Il fonctionne sur des factures qu'il n'a jamais vues, sans entraînement de votre part.

AI Builder se paie en crédits Copilot, quelques centimes par page de facture, à vérifier sur la grille Microsoft du moment ; les crédits inclus dans certaines licences disparaissent au 1er novembre 2026, ne comptez pas dessus. Pour une PME qui traite quelques centaines de factures par mois, ce n'est pas le poste de dépense qui fait peur.

Le point décisif, c'est le contrôle humain d'un coup d'œil. L'écran affiche le PDF à gauche et les champs lus à droite, avec ceux dont le score est faible surlignés. La personne confirme en dix secondes au lieu de ressaisir pendant trois minutes. On ne supprime pas le contrôle, on le rend rapide.

Un circuit de validation qui dépend du montant

Une fois les champs confirmés, le flux applique vos règles. Sous un premier seuil, le responsable du service concerné valide. Au-dessus, le dirigeant ou le DAF s'ajoute. Ces seuils et ces validateurs vivent dans une liste SharePoint que vous modifiez vous-même, sans rouvrir le flux. Les factures récurrentes rattachées à un contrat connu (loyer, abonnements, assurance) passent sans validation, avec une simple notification.

La validation se fait dans Teams, avec les approbations de Power Automate : une carte, deux boutons, un champ de commentaire. Si personne ne répond au bout de trois jours, le flux relance. Après deux relances, il escalade. Une facture ne reste jamais bloquée sans que quelqu'un le sache.

Transmission à la comptabilité et relances avant échéance

Facture validée, deux choses se passent. D'abord, elle part vers la comptabilité : par le connecteur de votre logiciel comptable quand il existe, sinon par un dépôt dans le dossier partagé avec votre expert-comptable, avec un récapitulatif mensuel généré par le flux. Ensuite, le flux programme un rappel une semaine avant l'échéance à la personne qui règle les paiements.

Un tableau de bord simple complète l'ensemble : ce qui attend une validation, ce qui est à payer cette semaine, ce qui est en retard. C'est le cœur de notre modèle Factures fournisseurs sans ressaisie, qu'on adapte à vos seuils et à votre plan de comptes.

Les erreurs classiques : doublons, PDF scannés, TVA

• Les doublons. Un fournisseur envoie sa facture deux fois, ou joint la facture à sa relance. Avant de créer une ligne, le flux compare fournisseur, numéro et montant avec le registre. S'il connaît déjà la facture, il classe le mail sans rien créer et le signale.
• Les PDF scannés et les photos. La lecture est moins fiable sur un scan de travers ou une photo de téléphone. Les scores de confiance baissent, la facture passe en contrôle manuel complet. Demandez à vos fournisseurs des PDF natifs, la plupart le font.
• La TVA. Le modèle lit les montants, il ne juge pas leur cohérence. Ajoutez un contrôle simple : hors taxes plus TVA doit donner le toutes taxes comprises, sinon on signale. Les cas particuliers (autoliquidation, franchise, taux multiples) restent du ressort de votre comptable.
• Le mail sans pièce jointe. Certains fournisseurs envoient un lien de téléchargement. Prévoyez une file "à traiter à la main" plutôt qu'un flux qui échoue en silence.

Par où commencer ? Comptez vos factures d'un mois, listez qui valide quoi et à partir de quel montant, et créez la boîte partagée. Avec ces trois éléments, un cadrage de deux à trois jours suffit pour fixer le périmètre, puis la réalisation se fait au forfait, prix fixé au cadrage. Si vous voulez en parler avant, un rendez-vous de trente minutes suffit pour savoir si votre cas s'y prête.