Workflow de validation Teams avec Power Automate

Une demande d'achat, un devis à signer, un congé, une note de frais. Aujourd'hui, ça part par mail, quelqu'un répond "ok" depuis son téléphone, et trois mois plus tard personne ne sait qui a dit oui, ni sur quelle version du devis. Le circuit existe, mais il vit dans les boîtes mail.

Un workflow de validation dans Teams change ça sans changer les habitudes : la demande arrive là où vos équipes passent déjà leur journée, la réponse tient en un clic, et tout est tracé. Voici comment on le construit avec Power Automate, et les détails qui font la différence entre un circuit adopté et un circuit contourné.

Comment fonctionne un workflow de validation dans Teams

Le cœur, ce sont les approbations de Power Automate. Le flux contient une action "démarrer et attendre une approbation". Le validateur reçoit une carte dans Teams, et un mail en double, avec les informations de la demande, un bouton Approuver, un bouton Refuser et un champ de commentaire. Le flux attend sa réponse, puis continue.

Trois formes existent : le premier qui répond décide, tout le monde doit approuver, ou des réponses personnalisées comme "Valider", "Renvoyer pour complément" et "Refuser". Cette troisième forme est celle qu'on utilise le plus souvent, parce qu'un refus sec est rarement la bonne réponse à une demande incomplète.

La demande elle-même naît dans un formulaire, Microsoft Forms pour le plus simple, une petite application Power Apps dès qu'il faut des listes déroulantes propres ou une pièce jointe. Elle est enregistrée dans une liste SharePoint ou une table Dataverse, et c'est cette création qui déclenche le flux.

Router par montant et par service sans figer le flux

Première erreur classique : écrire les règles en dur dans le flux. Si Marie valide les achats du service technique jusqu'à un certain montant et que Marie part, il faut rouvrir le flux. On fait autrement : une liste "Règles de validation" avec le service, le seuil, le validateur et son suppléant. Le flux lit cette table à chaque demande.

Un exemple courant pour les achats : sous 500 euros, le responsable du service ; entre 500 et 5 000 euros, le responsable puis le DAF ; au-delà, le dirigeant s'ajoute, en séquence. Quand le seuil ou la personne change, on modifie une ligne, pas un flux. C'est exactement la logique de notre modèle Demande d'achat et validation.

Délégation, relance automatique et le cas où personne ne répond

La délégation a deux niveaux. Le validateur peut réaffecter une demande depuis l'application Approbations de Teams, c'est utile pour un cas isolé. Pour les absences, on s'appuie sur le suppléant de la table de règles et sur un indicateur d'absence : si le validateur est marqué absent, le flux route directement vers le suppléant.

La relance, il faut la construire, Power Automate ne relance pas tout seul. Deux façons : une branche parallèle qui attend deux jours ouvrés puis envoie un message Teams, ou un délai maximal sur l'action d'approbation. Gardez en tête qu'une exécution de flux ne peut pas attendre indéfiniment, la limite est de l'ordre de trente jours.

Puis le cas que tout le monde oublie : personne ne répond. Décidez à l'avance. Après deux relances, escalade au supérieur. Après un délai que vous fixez, la demande passe en statut "Expirée" et le demandeur est prévenu pour la relancer. Une demande sans issue possible est la première cause d'abandon d'un circuit.

Traçabilité : ce qu'on garde et où on le garde

Les approbations stockent leurs données dans le Dataverse de votre environnement, mais cet historique n'est pas fait pour être consulté dans deux ans. On copie donc dans votre liste ou votre table ce qui compte : qui a répondu, quand, quelle réponse, quel commentaire, et sur quelle version de la demande. Le jour d'un contrôle ou d'un litige avec un fournisseur, vous retrouvez la chaîne complète en dix secondes.

SharePoint ou Dataverse ? SharePoint suffit pour un circuit, une équipe et quelques centaines de demandes par an, sans licence supplémentaire. Dataverse s'impose quand vous avez plusieurs circuits, des droits fins par rôle, un volume qui grimpe et un besoin d'audit natif. Il demande une licence Premium par utilisateur, nous en parlons en détail dans notre article sur le licensing Power Platform.

Pour démarrer, prenez un seul circuit, celui qui génère le plus de mails aujourd'hui. Listez les validateurs, les seuils et le délai acceptable. Notre méthode commence par cette cartographie, avant toute construction, et le circuit est ensuite livré pour un montant forfaitaire, arrêté à la fin du cadrage.