AI Builder : lire vos documents automatiquement

Trois cents factures fournisseurs par mois, saisies à la main dans la compta. Des bons de livraison photographiés par les chauffeurs et retapés le soir. Des formulaires papier scannés dont on recopie les cases. Des pièces d'identité à contrôler à chaque embauche. Dans une PME, la lecture de documents occupe des heures qui ne créent rien. AI Builder, la brique d'intelligence artificielle de Power Platform, lit ces documents et en sort les données, dans votre Microsoft 365. Voici ce qu'il sait faire, ce qu'il coûte, et quand il ne sert à rien.

Ce que fait AI Builder en lecture de documents

AI Builder propose des modèles prêts à l'emploi et des modèles que vous entraînez sur vos propres documents. Côté prêts à l'emploi, les plus utiles en PME :

• Traitement des factures. Fournisseur, numéro, date, montants, TVA, lignes : extraits depuis un PDF ou un scan, sans configuration.
• Reçus et notes de frais. Le ticket de restaurant photographié devient une ligne avec date, commerçant, montant.
• Pièces d'identité. Lecture des passeports et de certains documents d'identité ; testez sur vos documents réels avant de compter dessus.
• Reconnaissance de texte. L'OCR de base : transformer une image en texte, y compris une écriture manuscrite lisible.

Un modèle prêt à l'emploi se branche en une heure. Il n'a pas besoin d'exemples, et il progresse avec les mises à jour de Microsoft sans que vous fassiez quoi que ce soit.

Modèle prédéfini ou modèle entraîné sur vos documents

Dès que le document est le vôtre (bon de livraison maison, fiche d'intervention, formulaire d'inscription, bulletin de contrôle qualité), on passe au modèle de traitement de documents personnalisé. Vous fournissez quelques exemples de chaque mise en page (comptez cinq au minimum par type, une vingtaine pour être à l'aise), vous indiquez à l'écran où se trouve chaque champ, et AI Builder apprend. Il gère les formulaires à cases fixes comme les documents plus libres, et les tableaux.

Ce travail d'entraînement prend une demi-journée à une journée par type de document, et c'est souvent votre équipe qui le fait avec nous, parce que c'est elle qui sait lire ces documents. Un fournisseur arrive avec une nouvelle mise en page : on ajoute ses exemples, on réentraîne, c'est fait.

Le seuil de confiance et le contrôle humain

C'est le réglage qui sépare un projet utile d'un projet qui fait peur. Pour chaque champ extrait, AI Builder rend un score de confiance. On fixe un seuil, par exemple 85 %. Au-dessus, la donnée entre directement dans le flux. En dessous, le document part dans une file de vérification : un écran Power Apps où une personne voit le scan à gauche, les champs à droite, corrige et valide en trente secondes.

Deux règles que nous ne négocions pas. Un montant qui déclenche un paiement ou une écriture comptable passe toujours par une validation humaine, quel que soit le score. Et on garde le document original à côté de la donnée extraite, pour pouvoir vérifier plus tard.

L'intégration dans un flux Power Automate

AI Builder ne travaille jamais seul ; il est une étape d'un flux Power Automate. Le schéma classique pour les factures : un mail arrive sur la boîte factures, la pièce jointe est enregistrée dans SharePoint, l'action AI Builder l'analyse, le flux crée la ligne dans votre table de suivi (ou dans votre logiciel comptable s'il a un connecteur), renomme le fichier avec le fournisseur et le numéro, et prévient la personne qui doit valider. Notre modèle de suivi des factures montre cette chaîne de bout en bout.

Pour les bons de livraison, le déclencheur est une photo déposée depuis le téléphone dans une bibliothèque SharePoint. Pour les formulaires scannés, un dossier surveillé sur le copieur. Le principe est le même : un déclencheur, une lecture, un contrôle, une écriture. Si vous débutez avec les flux, nos cinq automatisations Power Automate donnent les réflexes de base.

Crédits et licences : ce qu'il faut savoir avant

AI Builder se paie en crédits Copilot, consommés à chaque page analysée : une page de facture coûte 8 crédits, soit quelques centimes, à vérifier sur la grille Microsoft du moment. Ces crédits s'achètent par paquet prépayé ou à l'usage. Les crédits inclus dans certaines licences Power Apps et Power Automate disparaissent au 1er novembre 2026 : ne bâtissez pas votre budget dessus. Sur trois cents factures par mois, le coût se chiffre en dizaines d'euros ; faites le calcul avec votre volume réel de pages, une facture de trois pages comptant pour trois. Notre article sur ce qui est inclus dans Microsoft 365 rappelle le cadre.

Quand l'OCR classique suffit, ou rien du tout

AI Builder n'est pas toujours la bonne réponse, et on préfère le dire avant.

• Le PDF est déjà du texte. Une facture générée par un logiciel contient ses données en clair ; un flux qui lit le texte suffit, sans IA.
• La facture arrive au format électronique. Avec la facturation électronique entre entreprises, de plus en plus de factures arrivent avec leurs données structurées (Factur-X, par exemple). Il n'y a plus rien à lire, seulement à brancher.
• Le formulaire est toujours identique et propre. Un OCR par zones fait le travail à moindre coût.
• Le volume est faible. Vingt documents par mois, une personne les saisit en une heure. L'automatisation coûterait plus qu'elle ne rapporte.

Ce type de flux commence par un cadrage court, qui vérifie que vos documents s'y prêtent et chiffre les crédits Copilot sur votre volume réel, puis se réalise au forfait : le montant est arrêté à la fin du cadrage.